Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom jedną z największych zmian w obszarze rozliczeń od wielu lat. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm, a dotychczasowe formy dokumentowania sprzedaży i zakupów zostaną całkowicie zastąpione przez jednolity, cyfrowy obieg dokumentów. Wielu przedsiębiorców zastanawia się dziś, co to jest KSeF, jak będzie wyglądał proces fakturowania w praktyce i co zrobić, aby przygotować firmę na nowe przepisy bez stresu.
Nowe przepisy, nowe obowiązki – co zmienia KSeF?
Centralny system KSeF to narzędzie Ministerstwa Finansów, które umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie ustrukturyzowanych e-faktur. Dzięki temu każda faktura trafia bezpośrednio do centralnej bazy, gdzie otrzymuje indywidualny numer i staje się dostępna zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy. Zmniejsza to ryzyko błędów, przyspiesza obieg dokumentów i ułatwia kontrolę nad finansami.
Zmiany będą wprowadzane stopniowo:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych przedsiębiorstw oraz pobieranie faktur zakupowych wyłącznie przez KSeF dla pozostałych firm,
- od 1 kwietnia 2026 r. – pełna obowiązkowość dla wszystkich podmiotów gospodarczych.
Podstawa prawna – co mówi ustawa o KSeF?
Znowelizowana ustawa o KSeF określa standard techniczny faktur ustrukturyzowanych, zasady ich nadawania, przechowywania i udostępniania. Nakłada też na przedsiębiorców obowiązek dostosowania systemów księgowych do wymagań Ministerstwa Finansów, tak aby komunikacja z KSeF odbywała się automatycznie i zgodnie z wymogami API.
Jak przygotować firmę? KSeF krok po kroku
Aby bezproblemowo przejść na obowiązkowe e-fakturowanie, warto wdrożyć zmiany już teraz. Proces można podzielić na kilka prostych etapów, czyli przygotować się do KSeF krok po kroku:
- Analiza obecnego procesu fakturowania – sprawdź, jakie działania w Twojej firmie wymagają modyfikacji.
- Wybór systemu kompatybilnego z KSeF – oprogramowanie powinno automatycznie wysyłać i odbierać e-faktury.
- Nadanie uprawnień – konieczne jest wskazanie osób, które będą obsługiwać system.
- Testy i szkolenia – warto przetestować procesy przed wejściem obowiązku, aby uniknąć problemów w kwietniu 2026 r.
Najprostsza droga do KSeF? Fakturownia.pl
Przygotowania do zmian nie muszą być trudne ani czasochłonne. Korzystając z profesjonalnego programu do fakturowania, możesz przejść na nowe zasady praktycznie bez wysiłku. Fakturownia oferuje pełną, automatyczną integrację z KSeF – niezależnie od wybranego planu i bez żadnych dodatkowych opłat.
W ramach integracji otrzymujesz m.in.:
- automatyczną wysyłkę faktur do KSeF,
- sprawdzanie poprawności dokumentów przed wysyłką,
- pobieranie faktur kosztowych bezpośrednio z systemu,
- aktualne statusy faktur,
- powiadomienia o nowych dokumentach,
- stabilne połączenie przez API.
Dzięki temu wystawiasz i pobierasz faktury tak jak dotychczas – szybko, wygodnie i zgodnie z nowymi przepisami. Jeśli chcesz wejść w 2026 rok w pełni przygotowany i bez zbędnych kosztów, Fakturownia to najprostszy sposób na bezproblemową obsługę KSeF.
