Konferencje
Mobile Trends

Perpetuum mobile, czyli czym tak naprawdę jest Agile – Jak rozumieć zwinność w organizacji

Zaczęliśmy bardziej cenić ludzi i interakcje od procesów i narzędzi. Bardziej cenimy działające oprogramowanie od szczegółowej dokumentacji. Ważniejsza jest dla nas współpraca z klientem od negocjacji umów. Wolimy reagować na zmiany niż realizować ściśle założony plan. – Tak brzmią cztery główne zasady manifestujących agile. O tym czym on jest i czy gwarantuje sukces każdej organizacji, dowiesz się dzięki Karolinie Latos, Naczelnej Bakalii z Agile Nuts.

Jesteśmy w 2001 roku Snowbird w stanie Utah, USA. To właśnie 22 lata temu 17-tu sympatyków zarządzania, równocześnie czynnych praktyków IT obwołało światu Manifest Agile. Mowa o dokumencie opisującym zasady i wartości, które stoją u podstaw „edżajlowej” filozofii. Manifest ten stał się jednym z podstawowych dokumentów tego podejścia do tworzenia oprogramowania i jest często cytowany przez osoby pracujące w branży IT.

Czasem przywoływany jest on pod dłuższą nazwą – Manifest Agile Software Development, bo odnosi się on głównie do projektowania i wdrażania systemów informatycznych.

Jednakże dzisiaj idea z lutego 2001 roku jest praktykowana nie tylko w kontekście oprogramowania. Zwinny może być również marketing, dział komunikacji, zarządzanie kadrami czy pewne elementy budownictwa i architektury. Jak przekonuje nas Karolina Latos, podejście to jest uniwersalne, bo to nie tylko podejście do urywku procesu. Zwinne organizacje mają agile w krwi, co wynika z ich kultury pracy i podejścia do siebie nawzajem wśród członków organizacji. Jednak nie jest to proste. Prawdziwie zwinne organizacje są w ciągłym procesie dążenia do zwinności. Niczym iteracje w procesie zwinnym, firma samą siebie traktuje też w kategoriach iteracyjnego procesu.

Karolina Latos

Chief Operating Officer we Freshmailu oraz Naczelna Bakalia w Agile Nuts

Na co dzień we FreshMailu rozwija liderów i ich zespoły oraz kształtuje procesy w całej organizacji. Kocha Agile i Scrum oraz talenty Gallupa. Traktuje rozwój swój oraz swoich podopiecznych bardzo poważnie. Niegdyś Wykładowczyni na AGH. Jej pasją jest praca z ludźmi. Uważa, że kluczem do sukcesu jest rozmowa i działanie. Szuka optymalizacji i rozwiązań, które pozwalają zespołom pracować bardziej produktywnie. 

Co to jest Agile?

W ramach tej filozofii istnieje wiele różnych metodologii zarządczych stawiających nacisk na elastyczność i szybkość w tworzeniu oprogramowania, takich jak Scrum, Kanban, Lean czy Extreme Programming (XP).

Agile to zbiór takich praktyk dotyczących zarządzania projektami, ale także pewna filozofia grupowa. Dlaczego? Pewne założenia zgodne z tą metodyką wymagają konkretnego myślenia, a przynajmniej zachowania w relacjach społecznych wewnątrz i na zewnątrz organizacji, co wykracza poza standardowe checklisty zachowań czy narzędzi.

Sprawdźmy to. Agile opiera się na założeniu, że wymagania i oczekiwania wobec oprogramowania mogą ulec zmianie. Oznacza to, że zespół musi być otwarty na zmiany i mieć gotowość do podjęcia zmian w projekcie, aby szybko zareagować na te zmiany. Odnosi się to zarówno do budżetów, czasu realizacji, jak i zmian w koncepcji i ostatecznego konstruktu projektu.

Agile stawia także nacisk na współpracę i komunikację pomiędzy członkami zespołu oraz na ciągłe doskonalenie procesu pracy. Oznacza to, że nieistotne są tu hierarchiczne zależności członków. Liczy się poziom ich wkładu w dany proces wytwarzania danego dobra, czyli wiedza i umiejętności.

Agile to także relacja z klientem, która opiera się na szczerości i dopuszczeniu go do struktur w ramach, których może wpływać na proces. Wymaga to w zespole otwartości na krytykę, przejrzystości oraz podejścia nastawionego na rozwiązywanie problemów.

Dlaczego agile jest tak skuteczne w IT?

Agile zapewnia elastyczność i szybkość w tworzeniu oprogramowania. W metodologii tej zespół pracuje w iteracjach, które są krótkimi cyklami pracy trwającymi od kilku tygodni do kilku miesięcy.

W trakcie każdej iteracji zespół tworzy konkretny fragment oprogramowania, który jest gotowy do wdrożenia. Dzięki temu, że zespół skupia się na krótkich cyklach pracy, jest w stanie szybciej reagować na zmiany i oczekiwania klienta. Ponadto, umożliwia ciągłe doskonalenie procesu pracy, co pozwala zespołowi na ciągłe poprawianie efektywności i skuteczności.

– Myślę, że Agile jest popularne ze względu właśnie na to dostarczanie bardzo szybko informacji zwrotnej i możliwość jej natychmiastowego zaimplementowania, a nasz świat teraz tak wygląda, że szczególnie w IT potrzebujemy tego bardzo szybko i bardzo dużo – mówi Latos.

Nie wszystkie firmy, które korzystają z narzędzi agile są zwinne

– Niestety agile w większości organizacji jest wprowadzany po łebkach albo firmy bardzo szybko chcą zobaczyć efekty i są niecierpliwe. Myślę, że bardzo wiele organizacji nie do końca zdaje sobie sprawę z czym to się wiąże i jak to powinno wyglądać. Bardzo często, tak jak mówiłam na początku o tych wartościach, to są takie zdania, że nie będziemy musieli robić dokumentacji, że nieważne są dla nas procesy. No umówmy się mało który programista lubi robić dokumentację. No i oni sobie myślą, że okej tego nie będzie, będzie super, fajnie, miło i przyjemnie. No nie! Jeśli będzie to będzie, ale jak przyjdzie czas podejmować trudne decyzje albo będzie trochę trudniej w organizacji to Agile nie sprawi, że to zniknie. Agile może tylko nas przygotować na te trudne sytuacje, może pozwolić nam szybciej na nie reagować. –  tłumaczy Karolina Latos.

Chief Operating Officer z Freshmaila w Mobile Trends Podcast mówi, że owszem agile przyznaje pierwszeństwo ludziom, działającemu programowi, klientom i zmianom, ale wcale nie oznacza to, że narzędzia, dokumentacja, umowy i plany nie mają znaczenia.

Zwinnosć nakazuje podejście priorytetowe wobec tych pierwszych, ale nie kwestionuje zasadności istnienia tych drugich. Po prostu w sytuacjach, w których będzie trzeba dokonać wyboru między jednym, a drugim, zwinna organizacja podąży za tymi pierwszymi niwelując niepowodzenie projektu zagrożone przez te drugie.

To istotne, gdyż w ten sposób dba o relacje wewnętrzne, zewnętrzne oraz dostarcza oczekiwane rezultaty, mimo, że te tworzone są iteracyjnie, co wzmaga z kolei możliwość ich modelowania. Agile jest takim koncepcyjnym perpetuum mobile.

Zwinność wymaga jednak odpowiedzialności i otwartości oraz kultury dawania rozbudowanej informacji zwrotnej, która w świecie IT często stanowi o przewadze konkurencyjnej.

Jaka jest rola lidera w organizacji agile?

Lider to ta osoba, która jest odpowiedzialna za prowadzenie i koordynowanie pracy zespołu oraz za realizację celów i wymagań projektu. Lider w organizacji zwinnej powinien przede wszystkim umieć motywować, inspirować i wspierać swoich pracowników. Powinien też być otwarty na sugestie i pomysły zespołu oraz być w stanie szybko reagować na zmiany i nowe wyzwania. Lider to inaczej mentor i doradca dla swoich pracowników, który jest w stanie rozwiązać problemy poszczególnych członków, całego procesu lub reagować na konflikty w zespole.

– Przede wszystkim liderzy to są dla mnie ambasadorzy tej zmiany. Ważne, żeby ci ludzie rozumieli dlaczego przeprowadzamy dane procesy, co chcemy konkretnie osiągnąć. Liderzy to osoby, które są na pierwszej linii frontu z zespołem i to oni najbardziej znają swój zespół i są w stanie dostosować ten komunikat, tą codzienną pracę nad zwinnością w zgodzie z potrzebami tego zespołu. – mówi Karolina Latos, CEO Agile Nuts.

Zalety związane ze zwinnością firmy

– Jeżeli my będziemy myśleć o narzędziach, które są kaskadowe. Tak od punktu do punktu. Wszystko mamy zaplanowane. Nie robimy żadnych zmian. Mamy wyznaczony budżet. Wszystko opisane. To za pół roku może się okazać, że to jest do kosza. Bo my nie mamy żadnego feedbacku! Mamy jakiś produkt końcowy, w ogóle niedostosowany do obecnych realiów. I w tym momencie zaczyna się robić problem, bo zainwestowaliśmy czas, zainwestowaliśmy pieniądze i mamy finalnie produkt czy usługę, który zupełnie się nie nadaje na obecne czasy – tłumaczy COO Freshmaila.

Zwinność firmy zapobiega temu scenariuszowi, a przy okazji niesie za sobą wiele zalet biznesowych dla organizacji.

Firma zgodna z agile skuteczniej radzi sobie z zmianami. Firmy, które są zwinne, są w stanie szybciej reagować na zmiany i dostosować się do nowych okoliczności, również tych nieprzyjemnych i nieprzewidzianych.

Firma agile’owa ma lepiej dostosowane produkty i usługi. Zwinność pozwala firmie na ciągłe doskonalenie swoich produktów i usług, odpowiadających potrzebom i oczekiwaniom klientów.

Firma zwinna jest bardziej wydajna i efektywna. Bezustanne dostosowywanie się do potrzeb klientów przekłada się na lepsze wyniki.

Firma agile ma potencjał tworzyć innowacyjne rozwiązania. Ciągłe doskonalenie procesów i produktów, pozwala na zwiększenie innowacyjności i przewagi konkurencyjnej w porównaniu do firm, które działają liniowo.

Czym się różni zarządzanie ludźmi od zarządzania procesem?

Zarządzanie ludźmi polega na kierowaniu i motywowaniu pracowników oraz na rozwijaniu ich kompetencji i umiejętności. Jest to ważny element zarządzania każdą organizacją, ponieważ ludzie są najważniejszym zasobem każdej firmy i odpowiednio pokierowani pracownicy przyczyniają się do wzrostu efektywności całego przedsiębiorstwa. 

Zarządzanie procesem, z kolei, polega na optymalizacji i ulepszaniu procesów biznesowych w celu osiągnięcia lepszej efektywności i wydajności. Może to obejmować m.in. identyfikację i usuwanie marnotrawstwa w procesach, automatyzację procesów czy też wprowadzanie nowych metod i narzędzi zarządzania.

W skrócie, zarządzanie ludźmi dotyczy kierowania i rozwoju pracowników, natomiast zarządzanie procesem polega na optymalizacji i ulepszaniu procesów biznesowych. Oba te obszary są ważne dla skutecznego zarządzania organizacją i są ze sobą ściśle powiązane.

– Ja myślę że nie ma jakiejś ogromnej różnicy natomiast zdecydowanie te dwa obszary muszą ze sobą współpracować. Różnica jest trochę taka, że jeżeli mówimy o współpracy z zespołem to tutaj dbamy o tą dojrzałość zespołu, dbamy o to by ta komunikacja wewnątrz zespołu była jak najlepsza. Natomiast, jeżeli mówimy o stricte zarządzaniu procesem to dla mnie to jest drugi etap, coś co się dzieje obok tego rozwoju zespołu. Tutaj jednak bardziej chodzi o te wskaźniki biznesowe. Jednak trzeba pamiętać, aby to było spójne dla całej organizacji. Bo o ile zarządzanie zespołem i tworzenie tej wewnętrznej lultury zespołu, która się zawsze dzieje, może dotyczyć tego jednego zespołu, o tyle procesy muszą być transparentne i zrozumiałe dla całej organizacji i to musi być skorelowane z resztą procesów w zespołach, które się dzieją w całej firmie – dodaje Karolina Latos.

Posłuchaj podcastu z Karoliną!

O transformacji zwinności we Freshmailu, o przeprowadzeniu kartkówki przez Junior Developera kadrze zarządzającej i problemach polskich organizacji posłuchasz w podkaście poniżej.

Udostępnij
Zobacz także