Programista w firmie a obowiązki pracodawcy

Programiści często prowadzą własną działalność, jednak spory odsetek pracuje na etacie w firmach z branży IT i nie tylko. Umowa o pracę to niższa pensja, ale większe bezpieczeństwo i gwarantowane prawa pracownika (np. płatne chorobowe i urlop). W tym artykule przyjrzymy się obowiązkom pracodawcy związanym z zatrudnianiem programisty w firmie.

Zawarcie umowy i przestrzeganie prawa pracy

Pracodawca ma obowiązek zawarcia z programistą stosownej umowy. Świadczenie pracy w warunkach właściwych dla stosunku pracy wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Pracodawca nie może zastąpić umowy o pracę umową cywilnoprawną, np. umową zlecenia czy umową o dzieło, jeżeli sposób wykonywania pracy odpowiada warunkom określonym w art. 22 Kodeksu pracy.

• stosunku pracy świadczą przede wszystkim takie cechy jak:
• wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy;
• osobiste wykonywanie pracy;
• wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy;
• wykonywanie pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę;
• odpłatność – praca jest wykonywana za wynagrodzeniem;
• powtarzalność lub ciągłość wykonywania pracy;
• ponoszenie ryzyka związanego z zatrudnieniem przez pracodawcę.

Zatrudnienie na umowę o pracę oznacza konieczność przestrzegania przepisów zawartych w Kodeksie pracy. Pracodawca nie może zakazać programiście jednoczesnego pozostawania w stosunku z innym pracodawcą ani pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy. Oznacza to, że programista może jednocześnie pracować dla więcej niż jednej firmy, chyba że została zawarta odrębna umowa o zakazie konkurencji.

Informowanie o warunkach zatrudnienia

Pracodawca ma wobec zatrudnionego pracownika obowiązek informacyjny. Programista musi znać zakres swoich obowiązków, sposób wykonywania pracy na danym stanowisku oraz swoje podstawowe uprawnienia. Ponadto w terminie do 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca musi poinformować go o warunkach zatrudnienia wskazanych w art. 29 § 3. Chodzi tutaj m.in. o wymiar czasu pracy, wymiar płatnego urlopu czy zasady rozwiązania stosunku pracy. Informacje można przekazać pisemnie lub elektronicznie. Ponadto pracodawca musi informować pracownika o zmianie warunków zatrudnienia.

Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, a także organizowania szkoleń w tym zakresie. Przed dopuszczeniem do pracy programista musi odbyć szkolenie wstępne BHP składające się z instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Szkolenie wstępne nie jest wymagane, jeżeli programista podpisuje kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą bezpośrednio po poprzedniej umowie, a jego zakres obowiązków nie uległ zmianie. Ponadto pracodawca musi zapewnić pracownikowi szkolenie okresowe BHP, które należy organizować w odpowiednich odstępach czasu.

Programiści i informatycy – jako pracownicy administracyjno-biurowi – odbywają szkolenie okresowe:

• do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku (pierwsze szkolenie);
• nie rzadziej niż raz na 6 lat (kolejne szkolenia). 

Szkolenie okresowe nie jest wymagane w przypadku pracowników na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy działalność pracodawcy znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka wynika konieczność przeprowadzania okresowych szkoleń BHP dla tych pracowników. Co ważne, programista pracujący zdalnie również musi odbywać okresowe szkolenia BHP i w tym przypadku wskazany wyjątek nie ma zastosowania.

Zapewnienie odpowiednich narzędzi pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek organizować pracę w taki sposób, aby umożliwić pracownikowi pełne wykorzystanie czasu pracy oraz osiąganie wysokiej wydajności i należytej jakości pracy. W praktyce oznacza to m.in. konieczność zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi pracy. W przypadku programistów będą to w szczególności sprzęt komputerowy, licencjonowane oprogramowanie oraz dostęp do narzędzi programistycznych. Istnieje wprawdzie możliwość wykorzystywania przez pracownika prywatnego sprzętu do wykonywania obowiązków służbowych, jednak może to skutkować negatywnymi konsekwencjami, takimi jak:

• naruszenie prawa pracownika do czasu wolnego, co może prowadzić do konieczności wykonywania pracy poza ustalonym czasem pracy i powstania godzin nadliczbowych;
• wycieku danych (np. służbowych wiadomości), co może mieć skutki finansowe, prawne i wizerunkowe;
• naruszenia prawa pracownika do prywatności  (np. przez aplikacje firmowe rejestrujące czas pracy).

Obowiązki związane z organizacją pracy zdalnej

Programiści często pracują zdalnie lub hybrydowo, co w przypadku umowy o pracę nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki. W kwietniu 2023 roku weszły w życie nowe przepisy regulujące pracę zdalną, które zostały uwzględnione w Kodeksie pracy. Świadczenie pracy na odległość może być uzgodnione podczas nawiązywania stosunku pracy lub w trakcie zatrudnienia na wniosek pracownika lub z polecenia pracodawcy (w określonych przypadkach). Według art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy obowiązki pracodawcy wobec pracownika pracującego zdalnie są następujące:

• pracodawca musi zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• pracodawca musi zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokryć niezbędne koszty z tym związane;
• pracodawca musi pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pracodawca musi pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot tych kosztów został określony w dokumentacji firmowej dotyczącej pracy zdalnej;
• pracodawca musi zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy.

Terminowa wypłata wynagrodzenia

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy również terminowa i prawidłowa wypłata wynagrodzenia, zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie o pracę. Pod tym względem prawa programisty nie różnią się od praw przysługującym innym pracownikom. Jednak w branży IT powszechne jest stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów w wysokości 50% w przypadku wykonywania przez pracownika pracy twórczej, której efektem są utwory objęte ochroną praw autorskich, np. programy komputerowe. Ważne jest jednak, aby pracodawca stosował tę preferencję w sposób niebudzący wątpliwości fiskusa, dlatego warto korzystać z wyspecjalizowanych usług księgowych dla firm IT. Podwyższone KUP pozwalają na obniżenie podstawy opodatkowania, co w praktyce oznacza wyższe wynagrodzenie na rękę. Z tej preferencji mogą skorzystać także programiści współpracujący z firmą w ramach umowy zlecenie lub o dzieło, jeżeli spełnione są ustawowe warunki zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów.

Artykuł został zweryfikowany pod kątem merytorycznym przez Krajową Kancelarię Rachunkową, ekspertów od księgowości IT.