Ułożenie odpowiedniego grafiku pracy to trudne zadanie, zwłaszcza jeśli mamy do obsadzenia wiele zmian. Ponadto w trakcie obowiązywania konkretnego grafiku, nierzadko musimy nanosić korekty wynikające na przykład z nieobecności danego pracownika czy innych, trudnych do przewidzenia sytuacji. Warto więc wybrać rozwiązania, które będą przede wszystkim praktyczne – takie jak grafik, który może od razu znaleźć się na Twoim smartfonie.
Jak ułatwić sobie wykonanie trudnych zadań?
Jeszcze do niedawna ułożenie grafiku stanowiło prawdziwe wyzwanie, gdyż większość z nas układała je ręcznie, bez pomocy specjalistycznych programów. Dziś jednak większość przedsiębiorstw wdraża rozwiązania, które ułatwią nam wykonywanie czasochłonnych zadań.
Narzędzia inewi z całą pewnością pomogą nam nie tylko kontrolować czas pracy, ale również zadbać o jego techniczne aspekty, czyli na przykład ułożenie odpowiedniego grafiku. Zazwyczaj w firmie odpowiedzialna jest za to jedna osoba bądź kierownicy poszczególnych działów. Już samo skomponowanie właściwego harmonogramu pracy nie jest proste, zwłaszcza jeśli zespół liczy sporo osób. Należy pamiętać nie tylko o kwestiach prawnych, ale również o specyficznej sytuacji pracowników, którzy w konkretnym dniu chcieliby mieć wolne bądź planują dłuższą nieobecność w wyznaczonym terminie.
Musimy wziąć pod uwagę także ewentualne korekty, które w grafikach pracy wprowadzane są stosunkowo często. Obecnie grafik pracy układa się zwykle w perspektywie miesięcznej, rzadziej tygodniowej. Przez ten czas może wydarzyć się wiele niespodziewanych rzeczy, które mają realny wpływ na wykonalność zaplanowanego harmonogramu. Wystarczy, że rozchoruje się jakiś pracownik bądź z uzasadnionych przyczyn będzie trzeba wydłużyć konkretne zmiany, a już musimy tak korygować grafik, aby spełniał on nie tylko normy prawne (dobowe normy czasu pracy, dni wolne), ale również odpowiadał potrzebom przedsiębiorstwa.
Jak dobrze zaplanować pracę i efektywnie nanosić korekty?
Zmiany w grafiku pracy wprowadza się dosyć niespodziewanie – czasami manager nie ma dostępu do programu czy nawet komputera, na przykład jeśli znajduje się obecnie w delegacji. Z drugiej strony, musi poprawić grafik w krótkim czasie, tak aby zachować ciągłość pracy. Co zrobić w takiej sytuacji? Z pewnością trudno będzie sobie poradzić, dysponując zwykłym programem do układania harmonogramu pracy.
Doskonałym rozwiązaniem jest natomiast grafik, który bezpośrednio z poziomu komputera może trafić na smartfon. Jest to nowoczesna metoda, która doskonale sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie. O ile komputer niekoniecznie mamy zawsze przy sobie, o tyle telefon zabieramy ze sobą w niemal każde miejsce. Łatwiej więc będzie zapoznać się z ułożonym wcześniej grafikiem oraz wprowadzić do niego korekty, jeśli znajdziemy go nie tylko w komputerze, ale również w smartfonie.
Bez względu na to, czy aktualnie przebywamy w delegacji, czy też uczestniczymy w spotkaniu służbowym, grafik pracy mamy zawsze pod ręką. Jest to bardzo istotne z punktu widzenia osoby zarządzającej, ale również pracowników, którzy w porę dostają informację o planowanych zmianach. Tego rodzaju grafik pracy z całą pewnością ułatwi nam zarządzanie firmą, a także sprawne reagowanie w sytuacjach nieoczekiwanych, a czasami wręcz kryzysowych.