Jak śledzić czas pracy: wskazówki dotyczące zarządzania czasem

Zauważyłeś, że efektywność pracy w Twojej firmie spadła, choć zakres obowiązków i ilość zadań, nie zmieniły się? Najwyraźniej to w zarządzaniu czasem tkwi problem. Dowiedz się, jak mu zaradzić.

Zauważyłeś, że efektywność pracy w Twojej firmie spadła, choć zakres obowiązków i ilość zadań, nie zmieniły się? Najwyraźniej to w zarządzaniu czasem tkwi problem. Dowiedz się, jak mu zaradzić.

Plan artykułu:

1. Po co śledzić czas pracy
2. Jak wydajnie śledzić czas pracy
3. Narzędzia HR do śledzenia czasu pracy
4. Podsumowanie

Po co śledzić czas pracy

Jest co najmniej 6 ważnych powodów, dla których warto śledzić czas pracy – swój i pracowników.

1. Czy ta praca się opłaca? – nauczysz się oceniać, czy realizacja jakiegoś zadania jest opłacalna. Licząc czas, wiesz, jakie koszty ponosisz w trakcie wykonywania pracy. Wiesz też, ile możesz zarobić. Podjęcie ostatecznej decyzji, o tym czy dany projekt realizować, czy jednak nie, będzie oparte nie na przeczuciu, tylko na twardych danych.
2. Grosz do grosza, a będzie kokosza – 5 minut tu, 10 minut tam. Niby niewiele, ale w ciągu miesiąc uzbiera się tych zmarnowanych minut. Wyeliminuj zbędne koszty.
3. Przezorny zawsze ubezpieczony – połowa miesiąca, a Ty nadal nie wiesz, ile wykorzystałeś budżetu czasowego i finansowego? Śledź czas, żeby nie doświadczyć przykrej niespodzianki na koniec okresu rozliczeniowego.
4. Rób tak, żeby było dobrze – monitorując czas w projekcie, łatwiej będzie Ci namierzyć „najsłabsze ogniwo” w zespole. Sprawdzenie, dlaczego ktoś sobie nie radzi i pracuje nieefektywnie, pozwala skorygować założenia projektu (np. przydział obowiązków), jeszcze zanim przekroczone zostaną terminy końcowe.
5. Zdalnie nie znaczy bez kontroli – Twój zespół pracuje w trybie hybrydowym lub zdalnym? Macie różne godziny pracy? Dobry system RCP, do rejestracji czasu pracy, ułatwi wszystkim życie. Każdy będzie kontrolować własny czas pracy, a Ty będziesz sprawdzać na bieżąco, ile czasu pracują wszyscy członkowie zespołu.
6. Precz ze złodziejami czasu! – masz wrażenie, że czas przecieka Ci przez palce? Patrzysz tępo w monitor, a czas mija i mija. I sam nie wiesz kiedy, pojawił się stos zaległości? Nie wiesz, bo nie monitorujesz czasu. Włącz licznik i skup się!

Jak wydajnie śledzić czas pracy

Wyobrażasz sobie managera ze stoperem w ręku, który każdemu z osobna mierzy czas pracy? No właśnie. Śledzenie czasu musi być efektywne, żeby miało jakikolwiek sens.

• Zaangażuj zespół – poinformuj pracowników, z jakich powodów wprowadzasz obowiązek mierzenia czasu pracy. Zorganizuj spotkanie, prześlij maila – jakkolwiek chcesz to rozwiązać – byle do wszystkich dotarł jasny komunikat, że mierzenie czasu, to nie oznaka braku zaufania, ale troski o wydajność pracy oraz well-being zespołu. Jeśli zaangażujesz pracowników, mierzenie wejdzie każdemu w nawyk, a statystyki efektywności poszybują w górę.
• Określ jasne reguły – każdy pracownik musi wiedzieć na czym polega ewidencja czasu, jak zgłaszać obecności/nieobecności i co zrobić, w przypadku gdy zapomniał odnotować czasu pracy. Dobrą praktyką będzie wskazanie osoby, do której można się zwrócić o pomoc w tym temacie.
• Wykorzystaj narzędzia – nie musisz wymyślać koła na nowo, na rynku jest wiele różnych narzędzi ułatwiających mierzenie czasu pracy. Możesz wykorzystać niezależne programy lub wykorzystać moduł dostępny w systemie HRM, jeśli taki wdrożyłeś (lub chcesz wdrożyć) w swojej firmie.

Narzędzia HR do śledzenia czasu pracy

Wielu freelancerów wykorzystuje do śledzenia czasu pracy programy działające na zasadzie stopera. Programy te generują proste podsumowania czasu pracy w formie arkusza kalkulacyjnego lub wydruku PDF. I o ile są wygodnym rozwiązaniem dla osób prywatnych i tych, prowadzących jednoosobowe działalności, o tyle dla firmy nie będą wydajnym rozwiązaniem. Najczęściej nie są kompatybilne z aplikacjami i systemami HR, albo ich integracja jest dodatkowo płatna. Dodatkowo mają ograniczone opcje analityczne.. 

O wiele lepszym rozwiązaniem będzie aktywowanie modułu ewidencji czasu pracy w systemie HRM, który masz w firmie (albo, który zamierzasz* wdrożyć!). Oto 3 powody, dlaczego:

1. Oszczędzasz czas – pracownicy korzystają codziennie z systemu HRM? Poznanie kolejnej funkcjonalności przyjdzie im łatwiej, niż nauka obsługi nowego narzędzia. Instrukcje obsługi oraz wsparcie dostawcy – wszystko z tego samego źródła, w jednej opłacie za użytkowanie.
2. Działasz wydajnie – w jednym miejscu masz wgląd w dane o ewidencji czasu pracy całej firmy. Możesz śledzić wykorzystanie czasu przeznaczonego na onboarding pracowników lub na realizację poszczególnych projektów.
3. Oszczędzasz budżet – cena nowego narzędzia zawsze będzie wyższa, niż rozszerzenie modułu HRM. Po co Ci dwóch dostawców i podwójne opłaty za serwis? Nie tracisz też inwestując w kolejne szkolenie z obsługi.

* Jeśli dopiero planujesz wdrożyć system HRM, ani podobne rozwiązanie lub właśnie jesteś na etapie poszukiwań odpowiedniego produktu – zwróć uwagę, czy posiada on moduł ewidencji czasu. Zapytaj dostawcę o szczegóły!

Podsumowanie

Ewidencja czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Dobrze, gdy jest realizowany w najmniej uciążliwy sposób. Podpisywanie listy obecności, nanoszenie ręcznych poprawek, podliczanie w nieskończonej ilości tabel – oszczędź sobie tego. Określ potrzeby swojej firmy i dobierz narzędzie, które im sprosta, przy optymalnym koszcie.