Jaki sprzęt do pracy zdalnej powinien mieć zapewniony pracownik?

Autor: Art. sponsorowany 23 maja 2023

7 kwietnia 2023 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która wprowadza nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Pracodawcy muszą odtąd zapewniać pracownikom niezbędny sprzęt, który pozwala wykonywać obowiązki zawodowe w takim trybie.

Dowiedz się, jakie urządzenia powinien mieć zagwarantowane pracownik na home office. Sprawdź, czy może on wykorzystywać w pracy zdalnej swój własny sprzęt. Poznaj również korzystny sposób finansowania przedmiotów do pracy zdalnej.

Obowiązki pracodawcy w zakresie pracy zdalnej

Pracodawca musi zagwarantować pracownikom wykonującym pracę zdalną niezbędny sprzęt, narzędzia, materiały, a w razie potrzeby także pomoc techniczną. Powinien również zapewnić im instalację, serwis i konserwację urządzeń albo pokryć koszty związane z tymi czynnościami. Jego obowiązkiem jest również przeszkolenie zatrudnionych osób.

Obie strony powinny zawrzeć pisemne porozumienie, które określa zasady wykorzystywania urządzeń udostępnionych przez pracodawcę. Pracownik może też za jego zgodą korzystać z własnego sprzętu. W takim przypadku należy mu się od firmy ekwiwalent pieniężny.

Jakie urządzenia należy zapewnić pracownikowi na home office?

Pracownik zdalny potrzebuje przede wszystkim sprawnego komputera, którego parametry umożliwią obsługę programów używanych w trakcie pracy w domu. Ważna jest zwłaszcza wielkość pamięci RAM, pojemność dysku twardego oraz procesor.

Niezbędne mogą okazać się również:

• zewnętrzna klawiatura,
• myszka,
• drukarka i skaner,
• kamera zewnętrzna, mikrofon i zestaw słuchawkowy – umożliwią pracownikowi udział w wideokonferencjach,
• monitor,
• smartfon,
• router.

Oprócz fizycznego sprzętu zatrudnione osoby będą również potrzebować oprogramowania – zwłaszcza biurowego i antywirusowego. W zależności od branży trzeba również zapewnić pracownikom specjalistyczne programy, np. do projektowania, księgowania, obróbki zdjęć i filmów czy zarządzania różnymi procesami w firmie, w tym sprzedażą, logistyką i obsługą klientów.

Jak korzystnie sfinansować sprzęt dla pracowników?

Pracodawca nie musi kupować za gotówkę urządzeń wykorzystywanych przez zatrudnionych do pracy zdalnej. Leasing pozwoli mu uniknąć zamrażania kapitału – będzie mógł wygodnie spłacać sprzęt w formie miesięcznych rat. Przedsiębiorca może dostosować czas trwania umowy oraz wysokość raty do swoich potrzeb i sytuacji finansowej. Leasing sprzętu IT może trwać nawet 36 miesięcy.

Przez cały okres finansowania właścicielem przedmiotu będzie firma leasingowa. Po uregulowaniu wszystkich należności leasingobiorca może przejąć daną rzecz na własność – w leasingu finansowym stanie się to automatycznie, natomiast leasing operacyjny wymaga wykupu. Sprzęt można też zwrócić leasingodawcy i wymienić go na nowocześniejszy model.

Leasing komputerów i innych urządzeń jest łatwo dostępny, nawet dla przedsiębiorców o niedużym stażu na rynku. Można skorzystać z finansowania nowego i używanego sprzętu różnych marek, w tym IBM, Lenovo, Dell czy Apple. Do zalet leasingu zalicza się też brak czasochłonnych formalności – uproszczona procedura pozwala na decyzję nawet w dniu złożenia wniosku. Nie jest także wymagany wysoki wkład własny ani dodatkowe zabezpieczanie umowy. Ponadto leasing w żadnym stopniu nie obniża zdolności kredytowej leasingobiorcy, dlatego może on sfinansować kredytem inne inwestycje dla swojej firmy.