Kiedy digital workplace spotyka mobile

Autor: Redakcja 31 marca 2014

Od kilku lat jesteśmy świadkami zmian jakie zachodzą w obszarze Digital Workplace. Jednocześnie eksperci zwracają oczy w stronę mobile i wieszczą kolejny rok podporządkowany temu trendowi. Czy w środowisku cyfrowej pracy jest  miejsce dla rozwiązań mobilnych? Jeśli tak, to w jaki sposób wpłynie to na efektywność wykonywanej przez nas pracy?
Ostatnio natrafiłem na ciekawe prezentacje opublikowane przez Jane McConnell, pochodzącą z Francji specjalistkę w zakresie Digital Workplace. Treść jej rozważań dotyczyła najnowszego raportu Digital Workplace Trends 2014:

• http://www.slideshare.net/NetJMC/digital-workplace-trends-2014-paris-presentation
• http://www.slideshare.net/NetJMC/digital-workplace-trends-and-transformation

Po przeanalizowaniu wyników badania, zacząłem zastanawiać się nad realnymi zmianami, jakie może przynieść mobile w środowisku digital workplace. Statystki z rynku wspierają teorię możliwej rewolucji – dane pokazują wyraźnie, że to narzędzia mobilne będą królować w najbliższych latach kosztem urządzeń stacjonarnych. W świecie e-commerce czy bankowości elektronicznej mobile przestało być już „zabawką” dla innowatorów i powoli staje się ważnym elementem budowania strategii biznesowej. Jak na tym tle wyglądają europejskie przedsiębiorstwa korzystające z elektronicznego środowiska pracy?
Zgodnie z omawianym raportem, choć boom na rozwiązania mobile jest przed nami, ich wartość zaczyna być już istotna, choć nie widać jeszcze znaczącego przełomu (wykres poniżej). Badanie na 300 przedsiębiorstwach pokazało, że około 15% firm ma zamiar przeznaczyć na te działania odpowiednie środki, a w grupie 50 najbardziej innowacyjnych graczy, aż 35 % przedsiębiorstw uznaje mobile za obszar inwestycji z wysokim priorytetem.
Ciekawie prezentują się dane dotyczące grup użytkowników i obszarów, w jakich technologie te były wdrażane.

Powyższe zestawienie pokazuje, że smartfony i tablety zostały stworzone, aby w pierwszej kolejności realizować potrzeby kadry zarządzającej i kierowniczej (zarządzanie strategicznymi informacjami, raporty kierownicze, kierownicy na delegacjach oraz project management). To grupa, która najczęściej podróżuje służbowo, a jednocześnie jej dostępność i możliwość podejmowania decyzji biznesowych jest w wielu przypadkach krytyczna dla działalności firmy. Czas pracy tych osób jest na tyle cenny, że pozyskanie odpowiednich funduszy na zaopatrzenie ich w nowe narzędzia nie stanowi problemu.
Druga grupa, która zyskała dostęp  do mobile to pracownicy, którzy korzystają z tzw. rozwiązań Employee Self-Service. Narzędzia te dają im możliwość wglądu do swoich danych, wprowadzania informacji kadrowo- płacowych czy wniosków o nieobecność.
Na końcu tego zestawienia są pracownicy liniowi, którzy wykonują swoje zadania poza firmą i w niestandardowych godzinach pracy. Chodzi o handlowców czy pracowników odpowiedzialnych za obsługę nagłych przypadków.
Co ciekawe, dla organizacji innowacyjnych (early adopters), wskaźniki te mają inne proporcje – w granicach 50% dla ostatniej grupy. Firmy te zainwestowały więcej w zakres aplikacji dla pracowników liniowych, co może wskazywać, że potencjalnie generują one większe korzyści niż w obszarach zarządzających.

Reasumując, innowatorzy już szeroko wykorzystują rozwiązania mobilne, reszta dopiero  je rozważa. Sądzę że w przeciągu 2-3 lat możemy spodziewać się tu istotnego przełomu, który zazwyczaj występuje, gdy trend technologiczny stanie się codziennością w ponad 25% firm.

Zanim wejdziesz w tryb mobile

Analizując dylemat przydatności rozwiązań mobilnych, przychodzi mi na myśl co najmniej pięć obszarów, które należy wziąć pod uwagę przy takiej inwestycji.

• WYDAJNOŚĆ PRACY

Oczekiwania w stosunku do wydajności naszej pracy nieustannie rosną. Z jednej strony odczuwamy presję płacową, z drugiej zaś globalna konkurencja powoduje, że jesteśmy zmuszeni pracować efektywniej. Czy możemy pozwolić sobie na jeżdżenie dobrym, ale nieekonomicznym autem z lat 60. w codziennej pracy, podczas gdy nasi pracownicy jeżdżą hybrydami? Jak się ma do tego oszczędność i konkurencyjność? To z pomocą przychodzą urządzenia mobilne, które pomagają podnosić wydajność chociażby dając pracownikom możliwość obsługi ważnych zapytań z telefonu podczas delegacji.

• EMPLOYER BRANDING

Istotnym elementem strategii biznesowej jest dziś zadbanie o odpowiedni wizerunek wśród pracowników. Niż demograficzny, zwiększone zapotrzebowanie na specjalistów powoduje, że walka na rynku pracy staje się coraz bardziej bezwzględna. Według Raportu Cisco, przeszło trzech na czterech pracowników (77%) ma kilka urządzeń, na przykład laptop i smartfon, albo kilka telefonów i komputerów. Co więcej większość z nich uważa, że powinno być dozwolone używanie urządzeń dostarczonych przez firmę również do celów prywatnych. Pytanie czy w takiej rzeczywistości stać nas na wizerunek właściciela „muscle car”?

• CZŁOWIEK

Dla wielu młodych ludzi brak mobilnych rozwiązań bardzo utrudnia im wykonywanie zadań. Jest to często źródło niepotrzebnych stresów, frustracji i przestojów w pracy. Świat i ludzie zmieniają się szybciej niż organizacje. W wyniku tego zwiększa się zapotrzebowanie pracowników na dostosowanie ich środowiska pracy do nowoczesnych rozwiązań.

• BEZPIECZEŃSTWO

Nierzadko zdarza się, że firmy wstrzymują inwestycję w rozwiązania mobilne ze względu na podwyższone ryzyko bezpieczeństwa i trudności w ochronie danych. Ale czy zablokowanie dostępu mobilnego jako słabo kontrolowanego źródła do  zasobów informatycznych firmy to dobre rozwiązanie? Bezpieczeństwo naszych systemów to ważna rzecz. Widziałem przypadki kiedy całe projekty czy działy korzystały z publicznych chmurowych rozwiązań łącznie z pocztą elektroniczną aby móc pracować zdalnie, podczas gdy oficjalnie firma posiadała zaawansowany system kooperacji kosztowny i przydatny jak pancernik w realiach III Wojny Światowej.

• SPOSÓB INWESTYCJI

Czy musimy wszystko mieć na własność? Pojawienie się leasingu dało w pewnym momencie mocny impuls firmom do rozwoju. Czy zatem w zakresie mobilności wszystko musimy nabyć sami? Czy jesteśmy w stanie temu sprostać? A może pracownicy powinni sami kupować sprzęt, a pracodawcy tylko partycypować w jego koszcie? To pytania, na które każdy biznes musi sobie odpowiedzieć indywidualnie.

Mobile w praktyce

Podczas wielu spotkań biznesowych słyszę rozmowy na temat nowych telefonów,  rewelacyjnych „apek ściągniętych ze storu” i nowych gadżetów. Poświęcamy naprawdę dużo czasu na dobór odpowiedniego sprzętu i eksperymenty nim. Jednak kiedy chodzi o sprzęt potrzebny do pracy, nie zadajemy sobie analogicznie dużo trudu. Decydując się na wprowadzenie mobilnych rozwiązań do organizacji, wybieramy te wcześniej sprawdzone. Najczęstszą praktyką jest dorobienie wersji mobilnej do istniejącego narzędzia pracy:

jedno narzędzie w pracy = jedna aplikacja mobilna

Niestety ta ścieżka często jest mniej efektywna, gdyż pomija analizę potrzeb użytkownika. Stąd też nie wiemy jak powinna wyglądać praca zdalna i jak wygląda ona na urządzeniu mobilnym. Okazuje się jednak, że potrzeby jakie mamy pracując mobilnie nie mają nic wspólnego z zastosowaniem narzędzi pracy biurowej. Powielenie tego samego rozwiązania w kolejnych interfejsach nie ma sensu z 3 powodów:

• rodzaj urządzenia sprawia, że niektóre funkcje nie będą użyteczne i cały interfejs użytkownika wymaga głębokiej przeróbki
• istnieją potrzeby wyłącznie występujące przy pracy zdalnej lub stacjonarnej, dlatego nie ma możliwości oraz sensu je ujednolicać. Przykładem może być to, że w aplikacji mobilnej nie będziemy zmieniać konfiguracji systemu czy dodawać nowych raportów. Natomiast istotne może być przejrzyste przejrzenie danych np.  poprzez zeskanowanie QRCodu z dokumentu klienta i wywołanie historii sprawy z CRMa.
• potrzeba kontekstowego dostępu do danych. Podczas spotkania z inwestorem czy klientem często konieczna jest natychmiastowa odpowiedź. Zdarza się, że nie ma możliwości i czasu wyszukania jej w wielu aplikacjach. Albo jest ona dostępna szybko i w prosty sposób albo nie ma sensu jej udostępniać, gdyż przy barierze interfejsu nie zdążymy z niej skorzystać

Mobilny digital workplace nie może być idealną kopią „starszego brata” przeniesioną na aplikacje mobilne. Elektroniczne środowisko pracy w wersji mobile powinno łączyć widoki mobilne i aplikację optymalizującą procesy biznesowe.
Podstawą udanej strategii mobilnego digital workplace jest zatem skupienie się na poniższych aspektach:

• Cel: Jaki cel pracownik ma osiągnąć? Jakie są jego zadania? Na ekranie telefonu nie ma miejsca na zbędne treści, musimy wspierać tylko najważniejsze cele i skupić się na orientacji biznesowej.
• Kontekst: również informacje i dostępne w menu opcje muszą być kontekstowe. Dopasowane do miejsca, klienta, przypadku użycia w danym procesie.
• Multiplatformowość: fakt, że informacje muszą być dostarczone nie według źródła danych ale po procesach oznacza, że muszą pochodzić z wielu systemów biurowych, wykonanych nieraz w różnych technologiach
• User experience: doświadczenia użytkownika będą wynikać w dużej mierze z poprzednich 3 aspektów, ale nie możemy zapomnieć, że jego projektowanie bazuje na podejściu user centric design, który jest istotnym elementem projektu.

Zmiana biegu historii

Paradoksalnie, omówione wyżej wyzwania, z jakimi musimy się zmierzyć podchodząc do mobilnego zakresu digital workplace są jednocześnie dla niego olbrzymią szansą. Tradycyjne aplikacje desktopowe i webowe, stare moduły, uwikłania w zależności lub wręcz konkurencję pomiędzy systemami, które pokrywają się zakresami i konkurują o dane oraz użytkowników są częścią historii. Przy właściwym podejściu do projektu mobilnego mamy szansę odciąć się od historii i zaprojektować nasz świat aplikacji mobilnych w sposób odpowiadający naszym obecnym potrzebom i realiom.

Grzegorz Rudno-Rudziński

Prezes Zarządu Grupy Unity. Jest jednym z twórców i prekursorów wykorzystania rozwiązań internetowych w polskim biznesie. Karierę rozpoczął od założenia w 1997 roku jednej z pierwszych agencji interaktywnych – Internet Designers, z której, na skutek dojrzewania rynku rozwiązań internetowych, w 2003 roku wydzieliła się marka Contium S.A. Po fuzji marek Empathy, Contium i Internet Designers w Grupę Unity, odpowiedzialny za proces łączenia trzech organizacji i jej systemów w jeden organizm. W firmach, które rozwija wdraża kulturę organizacji samouczącej się, nastawionej na wymianę wiedzy i kreowanie rynku, partnerskie relacje i poszanowanie wartości. Posiada certyfikat Microsoft Certified Professional z zakresu Dynamic CRM. Współautor bloga www.microsoftblog.pl.
Poza rozwojem firmy uczestniczył i prowadził projekty będące w swoim czasie wyznacznikami nowych trendów na rynku, dla klientów takich jak: Lukas Bank, Nivea, EFL, RTV EURO AGD, BZ WBK, Opel Polska, Hewlett-Packard, Pracuj.pl.
Zapraszany w roli prelegenta na liczne konferencje i szkolenia poświęcone technologiom digital workspace. Zasiadał w jury konkursu Internale (na najlepszy intranet w 2010 i 2011).
Prywatnie zapalony biegacz i narciarz, ojciec dwójki dzieci.
Zdjęcie:
pressmaster © Więcej zdjęć na Fotolia.pl