Konferencje
Mobile Trends

Podpis elektroniczny – nie ignoruj zbliżających się trendów

Żyjemy obecnie w zupełnie innych czasach niż chociażby 20, czy nawet 10 lat temu. Dzisiejszy świat jest cyfrowy, a czasy papierowych dokumentów odchodzą do lamusa. Coraz popularniejsze stają się podpisy elektroniczne, a dokumenty zaczynamy widzieć częściej na ekranie komputera, czy smartfona, niż na papierze.

Jesteśmy pewni, że w przyszłości papierowe dokumenty będą rzadkością, a składanie elektronicznych podpisów nie będzie nikogo dziwić. W wielu firmach taka sytuacja ma miejsce już dzisiaj. Dlatego ważne jest, aby nie zostać z tyłu i być na bieżąco z dzisiejszymi trendami.

Pandemia

Świat już od lat powoli przechodził z tradycyjnych podpisów i papierowych dokumentów na podpisy elektroniczne i cyfrowe dokumenty, ale dopiero wybuch pandemii znacznie przyspieszył ten proces. Kwarantanny, zamknięte biura i zalecenia o niewychodzeniu z domu sprawiły, że fizyczne podpisywanie dokumentów stało się nie tylko niewygodne, ale wręcz niemożliwe. Podpis elektroniczny sprawił, że biznesy mogły działać nawet w tych trudnych czasach. Wtedy też wiele firm, które wcześnie opierały się przed wprowadzeniem u siebie tej technologii zauważyło, że podpis elektroniczny jest bezpieczny, a przy tym oszczędza wiele czasu, a co za tym idzie pieniędzy. Wiele z tych firm zdecydowało się pozostać przy podpisie elektronicznym nawet w sytuacji, w której możliwe było powrócenie do tradycyjnej formy podpisywania dokumentów. Możemy więc powiedzieć, że pandemia ma nie tylko negatywne skutki.

Praca zdalna

Trend ten wiąże się bezpośrednio z opisaną powyżej sytuacją wywołaną przez pandemię. Trudna sytuacja, w jakiej się wszyscy znaleźliśmy, zmusiła pracodawców do zapewnienia swoim pracownikom możliwości zdalnego pracowania, kiedy to tylko było możliwe. Okazało się, że do wykonywania wielu prac biurowych wystarczy komputer z kamerą i połączenie z internetem. Są to rzeczy, które niemal każdy posiada.

Problem pojawił się jednak, kiedy konieczne było przygotowanie jakiegoś dokumentu i przekazanie go do podpisania. Tutaj znów ratunkiem okazał się podpis elektroniczny. Dzięki niemu problem ten zniknął, a co więcej okazało się, że taki sposób działania jest bardziej wydatny. Wiele firm doszło więc do wniosku, że dzięki pracy zdalnej mogą ograniczyć wielkość biura, przyspieszyć obieg dokumentów i sporo zaoszczędzić.

Taka forma pracy jest również korzystna dla pracowników. Nie muszą dzięki temu tracić czasu na dojazdy i denerwować się w korkach, a zaoszczędzony czas poświęcić na zajęcie się swoją rodziną. Taki pracownik jest dzięki temu szczęśliwszy, a zadowolony pracownik to oczywiście kolejna korzyść dla firmy.

W naszej opinie trend ten się utrzyma i możliwość zdalnego pracowania pozostanie z nami już na zawsze. Aby jednak móc z niego w pełni korzystać, musisz przejść na dokumenty w formie elektronicznej i korzystać z elektronicznych podpisów.

Automatyzacja

Wielu ekspertów przewiduje, że XXI wiek będzie czasem automatyzacji i wprowadzenia sztucznej inteligencji na szeroką skalę. Tylko naiwne osoby myślą, że proces ten ominie prace biurowe. Już dziś sztuczna inteligencja jest w stanie automatycznie generować dokumenty i przekazywać je do podpisania. Dzięki temu pracownicy biurowi pozbywają się monotonnych zajęć i mają czas na zajęcie się problemami wymagającymi kreatywności.

Technologia ta jest cały czas rozwijana i mimo tego, że dziś nie jest jeszcze bardzo popularna, to jesteśmy niemal pewni, że w najbliższych latach będziemy się z nią spotykać coraz częściej.

Wprowadzenie do firmy sztucznej inteligencji nie będzie jednak możliwe, jeśli wcześniej nie wprowadzisz innych rozwiązań, które to umożliwią. Pierwszą i podstawową technologią, od której warto zacząć proces automatyzacji, jest podpis elektroniczny i elektroniczny obieg dokumentów. Ważne jest, aby zastosowane rozwiązanie było bezpieczne i sprawdzone. Jest to bowiem fundament, na którym będzie można w przyszłości budować nowoczesny i zautomatyzowany system obiegu dokumentów. System taki sprawi, że wszystkie procesy w firmie będą przeprowadzane sprawniej i szybciej, a wszyscy wiemy przecież doskonale, jaką przewagę nad konkurencją ma prężnie działająca firma, w której dokumenty są uporządkowane, a wprowadzenie zmian nie zajmuje dużo czasu.

Urządzenia mobilne

Ostatnim trendem, który omówimy w tym artykule, jest trend, który zauważają chyba wszyscy. Jest nim coraz bardziej powszechne korzystanie z urządzeń mobilnych. Trend ten jest również widoczny w biznesie. Dzięki urządzeniom mobilnym pracownik może być zawsze na bieżąco z sytuacją w firmie, a jeśli firma ta korzysta dodatkowo z podpisów elektronicznych, to może też zatwierdzić dokument, nawet kiedy jest poza biurem.

Podsumowanie

W naszej opinii podpis elektroniczny jest obecnie jednym z najskuteczniejszych rozwiązań w usprawnianiu obiegu dokumentów w firmie. Pozwala on również działać w tak trudnych warunkach, jak pandemia, a pracownikom umożliwić pracę z domu.

W obecnych czasach technologia rozwija się w zastraszającym tempie, a firmy, które chcą pozostać na rynku, muszą za nią nadążyć. Jedną z podstawowych kwestii, niezbędnych w każdej nowoczesnej firmie, jest system elektronicznego podpisywania dokumentów. Bez niego niemożliwe będzie wprowadzenie kolejnych usprawnień.

Udostępnij
Zobacz także