Regulamin pracy zdalnej i hybrydowej. Czy stanie się konieczny po nowelizacji przepisów kodeksu pracy?

Ze względu na wybuch pandemii wirusa SARS-CoV-2 liczni pracodawcy skierowali swoich pracowników na pracę zdalną. Do tego czasu regulacje prawne na ten temat były znikome, przez co współpraca na odległość budziła wiele wątpliwości. Aby ujednolicić procedurę pracy zdalnej, ustawodawca wprowadził nowelizację kodeksu pracy. Jej projekt można znaleźć na stronie RCL pod numerem UD318. Jakie zmiany zostały zapowiedziane w kontekście pracy zdalnej? Czy sprawią one, że nie będzie potrzeby tworzenia wewnętrznych regulaminów?

Nowe uregulowania. Gdzie można je znaleźć?

Jako początek wprowadzania regulacji dotyczących pracy zdalnej można wskazać telepracę, którą uwzględnia kodeks pracy. Jednak te przepisy są niedopracowane, nie zawierają m.in. wykorzystania tej konstrukcji incydentalnie, ochrony osób znajdujących się w szczególnej sytuacji życiowej, czy wskazania elementów regulaminu telepracy.

Pierwsze zmiany w zakresie pracy zdalnej wdrażała ustawa z 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Wówczas taki tryb wykonywania obowiązków pracowniczych traktowano jako rozwiązanie tymczasowe. Aktualnie trwają prace nad nowelizacją kodeksu pracy, której celem jest wprowadzenie pracy zdalnej jako standardowego narzędzia dla stron stosunku pracy. Nowa regulacja ma mieć formę rozdziału IIc zatytułowanego „Praca zdalna”, który obejmuje artykuły od 67¹⁸ do art. 67³³ k.p. Jak więc można uregulować pracę zdalną?

Definicja pracy zdalnej. Jak ją wdrożyć?

Według nowych przepisów praca zdalna może być wykonywania całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym z miejsca zamieszkania pracownika. Regulacja uwzględnia kanały informacyjne, które rekomenduje jako środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Są to np.:

• Telefon komórkowy;
• Poczta e-mail;
• Komunikatory internetowe.

Wprowadzenie pracy zdalnej może nastąpić jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z woli stron lub podczas jej trwania. W drugim przypadku z taką inicjatywą może wystąpić pracodawca lub pracownik. Podwładny jest jednak zobowiązany do złożenia wniosku w formie papierowej lub elektronicznej o skierowanie na pracę zdalną.

Zgodnie z brzmieniem art. 67¹⁹ §6 k.p. pracodawca jest zobowiązany do uwzględnienia żądania skierowania pracownika na pracę zdalną pod warunkiem, że:

• wychowuje on dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia,
• sprawuje on opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny bądź inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli osoba ta posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• posiada on zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu dziecka, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju albo w czasie porodu,
• opiekuje się on dzieckiem, które legitymuje się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
• opiekuje się on dzieckiem, które posiada opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Powyższe sytuacje sprawiają, że pracodawca może odmówić żądaniu pracownika tylko wtedy, gdy skierowanie do pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na rodzaj pracy czy jej organizację. Odpowiedź odmowną należy dostarczyć pracownikowi w terminie siedmiu dni od daty złożenia wniosku.

Co istotne, odmowa wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, gdy został on do niej skierowany w zwykłym trybie (nie zaś np. z powodu siły wyższej), nie może być przesłanką do rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę. Tak samo jest w przypadku zaprzestania wykonywania przez pracownika pracy zdalnej i powrotu do trybu stacjonarnego, jeśli wcześniej wystąpi on z wnioskiem, o którym mówi artykuł 67²² k.p.

Przymusowe skierowanie na pracę zdalną

Niezależnie od tego, jakie są ustalenia stron, pracodawca może zadecydować o wykonywaniu pracy zdalnej w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Przed wydaniem polecenia służbowego pracodawca powinien uzyskać od pracownika oświadczenie, z którego wynika, że ma on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Oświadczenie musi być złożone w formie pisemnej lub elektronicznej.

Pracodawca może w dowolnej chwili cofnąć samodzielną decyzję o skierowaniu pracownika do pracy zdalnej. Ma również obowiązek odwołania z niej pracownika, jeśli ten niezwłocznie poinformuje o utracie możliwości technicznych lub lokalowych do pracy w taki sposób.

Okazjonalna praca zdalna

Bez względu na porozumienie lub regulamin obowiązujący w zakładzie pracy, każdy pracownik ma prawo do skorzystania z tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. Może być wykonywana w takiej formie w wymiarze, który nie przekracza 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik chcący wykonywać okazjonalną pracę zdalną musi złożyć odpowiedni wniosek w formie papierowej lub elektronicznej.

Jednocześnie decyzja o okazjonalnej pracy zdalnej wyłącza stosowanie niektórych przepisów, w tym przewidujących obowiązek pracodawcy do zaopatrzenia pracownika w sprzęt komputerowy.

Wniosek o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej musi być przez pracodawcę uwzględniony w miarę możliwości (tak jak w przypadku urlopu na żądanie), ale nie istnieje taki formalny obowiązek. Rozwiązanie to zostało zaplanowanie ze względu na możliwość wystąpienia wypadków incydentalnych, np. opieka nad członkiem rodziny, albo konieczność wyjazdu do innego miasta, aby załatwić sprawy osobiste.

Ze względu na to, że okazjonalna praca zdalna jest rozwiązaniem wprowadzonym aktem rangi ustawowej, jej wyłącznie w regulaminie wewnątrzzakładowym jest niedopuszczalne jako zmiana warunków pracy na niekorzyść pracowników. Jednak ostateczną decyzję o skierowaniu na incydentalną pracę zdalną i tak podejmuje sam pracodawca.

Czy trzeba mieć regulamin pracy zdalnej?

Jeśli w zakładzie pracy funkcjonuje organizacja związkowa, pracodawca powinien uzgodnić z nią zasady pracy zdalnej w drodze porozumienia. Jeżeli nie dojdzie do wypracowania wspólnego stanowiska w terminie trzydziestu dni, pracodawca określa zasady pracy zdalnej w regulaminie.

Pracodawca, u którego nie działają organizacje związkowe, może wprowadzić pracę zdalną po skonsultowaniu się z przedstawicielami pracowników, Gdy w pracy nie ma żadnego porozumienia ani regulaminu, skierowanie pracownika na home office jest dopuszczalne na podstawie:

• polecenia pracy zdalnej;
• indywidualnego porozumienia zawartego z pracownikiem.

Pracodawca powinien wprowadzić w zakładzie pracy regulamin pracy zdalnej, jeśli charakter obowiązków wykonywanych przez pracowników to umożliwia (przykładowo, u mechanika wykonującego pracę fizyczną nie jest to możliwe). Utworzenie odrębnego regulaminu pracy zdalnej jest wskazane bez łączenia go w jednym dokumencie z regulaminem pracy ze względu na odrębnie uregulowany tryb stanowienia regulacji wewnątrzzakładowej. Obowiązek ten ciąży na każdym pracodawcy.

Mimo to planowana nowelizacja kodeksu pracy nie nakłada na pracodawców jednoznacznego obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej. W końcu zawsze można zawrzeć indywidualne porozumienie z pracownikiem lub wydać polecenie.

Co musi zawierać porozumienie lub regulamin pracy zdalnej?

Według treści artykułu 67²⁰ §6 k.p. porozumienie lub regulamin pracy zdalnej powinien określać głównie:

• grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, wydatków i zapotrzebowania sprzętowego,
• zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w zamian za zwrot kosztów,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika w toku pracy zdalnej, w tym sposób potwierdzania obecności w pracy (np. logowanie do systemu),
• zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej,
• zasady kontroli w zakresie BHP,
• zasady instalacji, konserwacji, inwentaryzacji i serwisu przekazanego sprzętu.

Można jednocześnie uregulować w tym dokumencie inne, dodatkowe kwestie związane ze świadczeniem pracy zdalnej.

Dodatkowe obowiązki po stronie pracodawcy

W nowelizacji kodeksu pracy znajdują się również informacje o zakresie wsparcia, jakie powinien otrzymać pracownik ze strony zakładu pracy. Pracodawca powinien zapewnić więc:

• materiały, narzędzia i urządzenia techniczne,
• pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
• pokrycie dodatkowych kosztów, jeżeli takie zostały wymienione w porozumieniu lub regulaminie,
• pomoc i szkolenia techniczne.

Refinansowanie kosztów pracy zdalnej opiera się nie tylko na dostarczeniu komputera, ale też całej infrastruktury IT, która obejmuje oprogramowanie firmowe, VPN i usługi chmurowe. Dopuszczalna jest też możliwość stosowania sprzętu niezapewnionego prze pracodawcę.

Wówczas trzeba jednak odrębnie uregulować zasady jego eksploatacji. Ponadto musi on spełniać konkretne wymagania w zakresie wydajności czy bezpieczeństwa. Gdy pracownik korzysta ze sprzętu prywatnego, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny, którego wysokość ustala się z wyprzedzeniem.

Praca zdalna a RODO

Pracodawca kierujący pracowników do pracy zdalnej musi opracować właściwe procedury wewnętrzne, które zapewnią przestrzeganie przyjętego w firmie standardu ochrony danych osobowych. W tym przypadku pracownicy powinni przejść dodatkowe szkolenie i otrzymać instruktaż.

Do ochrony danych osobowych zazwyczaj wykorzystuje się szyfrowanie plików. Metody mogą być różne, od stosowania darmowego programu jak popularny Winrar, aż po zaawansowanie klucze bezpieczeństwa Universal Second Factor, które zapewniają wysokiej klasy zabezpieczenia kryptograficzne.

Jeśli jest taka możliwość, warto zastanowić się nad wcześniejszym przeprowadzeniem audytu compliance. Pozwoli to na weryfikacji procedur i pomoże w znalezieniu ewentualnych słabych punktów w przepływie lub konstrukcji procesów.

Kontrolowanie pracownika w pracy zdalnej

Według artykułu 67²⁸ k.p. nowelizacji kodeksu pracy istnieje możliwość kontroli pracy zdalnej przez pracodawcę w miejscu wykonywania pracy oraz godzinach pracy pracownika. Bez znaczenia jest przy tym to, czy zasady pracy zdalnej zostały ustalone w drodze porozumienia ogólnego, indywidualnego, czy regulaminu. Kontrola może dotyczy samej pracy, ale również warunków przestrzegania zasad BHP.

Przebieg takiej kontroli powinien być dostosowany do charakteru i miejsca wykonywania pracy. W teorii może polegać to nawet na odwiedzeniu domu pracownika, jednak zdecydowanie częściej wybiera się telefony służbowe, kontakt z wykorzystaniem komunikatora internetowego, czy połączenia wideo.

Co ważne, kontrola nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób oraz utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Kiedy pracodawca stwierdzi uchybienia w zakresie przepisów bądź zasad BHP, wzywa pracownika do ich usunięcia. Poza tym może cofnąć zgodę na wykonywanie pracy w formie zdalnej.

Kwestia równości zatrudnienia w pracy zdalnej

W nowych przepisach znajdziemy też obowiązek równego traktowania wszystkich pracowników przez pracodawcę – również tych, którzy wykonują obowiązki na tzw. home office. Dotyczy to każdego aspektu pracy, w tym:

• nawiązania i rozwiązania stosunku pracy,
• dostępu do awansów i szkoleń,
• dostęp do zakładu pracy, jego pomieszczeń i infrastruktury,
• kontaktu z innymi pracownikami.

Mimo to nie zawsze pracownik może zostać skierowany do pracy zdalnej. W przepisach znajduje się wykluczenie możliwości powierzenia prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych w pomieszczeniach mieszkalnych,
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych lub innych mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

Ryzyko zawodowe pracownika

Zanim pracodawca dopuści pracownika do pracy zdalnej, jest zobligowany do sporządzenia oceny ryzyka zawodowego. W ramach niej ustala wpływ takiego sposobu wykonywania obowiązków służbowych na zdrowie konkretnej osoby, głównie na jej wzrok, układ szkieletowy i mięśniowy. Ocenę ryzyka zawodowego wieńczy wydanie informacji, która zawiera:

• zasady i sposoby organizacji stanowiska pracy,
• zasady BHP w pracy zdalnej,
• wykaz czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Ocena ryzyka zawodowego może być indywidualna dla wszystkich pracowników, jednak w przepisach dopuszcza się też opcję stworzenia uniwersalnych wytycznych dla konkretnych grup zawodowych.

Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik powinien nie tylko potwierdzić, że zapoznał się z informacjami, ale także, że spełnia uwzględnione w niej zalecenia higieny i bezpieczeństwa pracy.

Czy w takim przypadku regulamin pracy zdalnej będzie potrzebny? Oczywiście te przedsiębiorstwa, które już wcześniej wprowadziły model zatrudniania do pracy zdalnej, od dawna posiadają własne regulaminy i procedury. Mimo to kodeksowe regulacje umożliwiły ujednolicenie kwestii, które dotychczas wzbudzały wiele wątpliwości, np. zwrot kosztów za energię elektryczną czy zapewnienie sprzętu. Przepisy zawierają również cenne wytyczne dla nowych firm, które dopiero wdrażają pracę zdalną i chciałyby ocenić opłacalność takiego rozwiązania.

Autorem tekstu jest Marcin Staniszewski z firmy: Kancelaria Prawna RPMS Staniszewski & Wspólnicy.
Grafika: pixabay.com