Jak wykorzystać aplikację przy organizowaniu eventu?

Organizacja wydarzenia to szereg klocków, które muszą uwzględniać możliwości organizatora oraz potrzeby interesariuszy. Jednym z punktów uzupełniających realizację celów i zadbanie o uczestników jest aplikacja mobilna. Użytkownik aplikacji może pogłębić swoją immersję oraz poznać wszelkiej maści partnerów eventu i agendę, z jaką ci chcą do niego wyjść. Ilona Leoniewska z Escola SA podpowiada, dlaczego warto zainteresować się aplikacją eventową.

Planując wydarzenie trzeba je gruntownie przemyśleć. Jaki rodzaj wydarzenia, jaka agenda, które firmy poprosić o partnerstwo, jaką obrać strategię medialną i marketingową? Wszystkie te pytania stanowią wyzwanie dla organizatorów.

– Największym wyzwaniem w przypadku organizacji wydarzenia cyklicznego jest podwyższanie jego jakości z edycji na edycję. Mowa szczególnie o zaspokojeniu potrzeb Uczestnika. Uczestnictwo w konferencji jest jednym z punktów podnoszenia wiedzy. W branży mobile obserwujemy ciągłe nowości i zmiany, dlatego najważniejszym punktem jest pozyskanie odpowiednich prelegentów. Nie mogę nie wspomnieć o aspektach związanych ze sponsorami, miejscem konferencji, obsługą techniczną oraz terminem, które stanowią fundament konferencji i decydują o jej sukcesie. Ogromnym wyzwaniem jest także spełniająca oczekiwania aplikacja eventowa – mówi Wiktoria Grzanka, Event Manager Mobile Trends Conference & Awards.

Po co organizować eventy?

Event jest jednym z podstawowych narzędzi PR do budowania wizerunku. Kampania społeczna czy opierająca się o działania CSR, często kończy się realizacją wydarzenia, które stanowi zwieńczenie działań komunikacyjnych oraz daje możliwości ewaluacyjne na miejscu oraz tuż po jego zakończeniu. Eventy w kontekście pijarowym często organizowane są dla społecznej korzyści (świadomość problemu, autorska pomoc charytatywna, wsparcie sektora NGO), przy jednoczesnej ekspozycji marki, co podnosi jej wartość w oczach klientów, jednak nie przekłada się to na bezpośrednie dla niej przychody.

To wyróżnik od eventów marketingowych, które najczęściej są płatne, a ich głównym celem jest zarobek z biletów oraz pozyskanie funduszy od sponsorów. Te mają pomóc w organizacji wydarzenia wpisującego się w oczekiwania uczestników oraz cele interesariuszy inwestujących w projekt. Event bowiem to doskonałe narzędzie marketingowe, które może budować świadomość marki oraz realizować konkretne cele sprzedażowe. Podstawą w event marketingu jest networking, który pomaga bezpośredniemu generowaniu leadów oraz budowaniu marki poprzez marketing szeptany. Nie jest to jednak wszystko. Cała otoczka wokół wydarzenia jak działania komunikacyjne, wystrój miejsca oraz merytoryka takiego eventu mogą oddziaływać na uczestników, czyniąc ich potencjalnymi klientami zarówno organizatora, jak i firm partnerskich. Wszystkie te akcje wiążą się w pojęciu event marketingu.

Na styku celów HR i marketingu łączą się eventy, które skupiają się na employer brandingu, gdzie budowany jest wizerunek pracodawcy odpowiadający oczekiwaniom pracowników i potencjalnych kandydatów. Tutaj można stworzyć eventy rekrutacyjne i onboardingowe, konferencje branżowe z ekspozycją na własną markę czy szkolenia oferujące możliwość zatrudnienia.

Wydarzenia mogą mieć także naturę wewnętrzną. Mogą to być obrady strategiczne, spotkania akcjonariuszy, pracowników wyższego szczebla, podsumowania kwartałów, integracje pracownicze czy konferencje wewnętrzne oddające przepływ wiedzy w firmie. Te wydarzenia mają za cel budować morale pracowników, wypracowywać rozwiązania dla powstających trudności oraz poszerzać i wzmacniać komunikację w danym przedsiębiorstwie.

O czym pamiętać przy organizacji wydarzenia?

W jednym z podcastów Mobile Trends, Ilona Leoniewska zauważa, że dla organizatorów najważniejsze jest określenie celu.

Nie sposób nie zgodzić się z tym stwierdzeniem, wszak najważniejszym punktem w organizacji wszelkiego działania jest jego celowość. To dzięki celom, możemy obrać odpowiednią perspektywę na czynności, które mają dążyć do ich realizacji. W ten sposób wyłania nam się strategia, a to już krok bliżej do budżetu i harmonogramu działań.

Jaką rolę w wydarzeniu może pełnić aplikacja mobilna?

Rola aplikacji mobilnej w wydarzeniu zależy już tylko od inwencji oraz zasobów organizatora. W kontekście developmentu takiej aplikacji, rozmówczyni Roberta Rachwała nie zgadza się jednak ze stwierdzeniem, że klient ma zawsze rację. W przypadku aplikacji mobilnych, najczęściej zdarza się tak, że ten musi zaufać doświadczeniu deweloperów. Nie znaczy to jednak, że żadne pomysły nie są warte realizacji. Niektóre nie są możliwe do osiągnięcia w danym budżecie lub przedziale czasowym, ale tyczy się to konkretnych rozwiązań technologicznych. Aplikacje mogą realizować różne cele w najróżniejszy sposób, niekoniecznie ten zamierzony w głowie organizatora.

Korzyści dla partnerów

Widzimy jednak, że aby wiedzieć czego możemy oczekiwać od aplikacji konferencyjnej musimy wiedzieć, w jakim celu organizujemy wydarzenie. Gdy naszym głównym celem jest sprzedaż biletów, możemy ją zintegrować z aplikacją mobilną. Gdy chcemy dać dodatkową przestrzeń reklamową dla potencjalnych partnerów, również możemy użyć argumentu aplikacji jako tego, gdzie użytkownicy niczym w kinie w trakcie seansu, będą wręcz skazani na kontakt z przekazem partnera.

– Skąd pochodzą pieniądze organizatora? No ze sprzedaży biletów lub też od sponsorów. No i mamy już te dwa punkty. Zacznijmy od sprzedaży biletów, która jest oczywista. Taka sprzedaż może przez aplikację oczywiście przechodzić. W końcu użytkownik korzystający z mobile ma łatwiejszą ścieżkę zakupową oraz krócej się zastanawia, co sprzyja realizacji celów sprzedaży biletów – tłumaczy Ilona Leoniewska, CRO w Escola SA.

Pozyskując sponsorów dla wydarzenia, obecność aplikacji mobilnej to dodatkowa karta przetargowa. Możliwość wykorzystania jej do umieszczenia reklamy, rozesłania powiadomień push, umieszczenia informacji o firmie i jej produktach w specjalnych zakładkach, czy możliwości researchowe związane z wypełnianiem ankiet – to doskonały argument do zainteresowania się wsparciem eventu. W zamian za oferowane funkcjonalności, firmy będą w stanie przekuć wydane pieniądze na realne korzyści.

W ramach badań prowadzonych przez sponsorów, Ilona podała przykład partnera, który posłużył się aplikacją do testowania produktu. Organizator wydarzenia umożliwił mu dodanie sekcji z linkiem do produktu. Każdy uczestnik mógł to wykorzystać i na koniec pojawiała się ankieta, zbierająca dane dla partnera. Uczestnicy eventu stanowili bowiem doskonałą grupę docelową dla ich produktu i wykorzystano ich jako grupę testową do zwalidowania jego możliwości.

– Każdy organizator wydarzenia oferuje swoim partnerom i sponsorom określone benefity, którym najczęściej jest ekspozycja ich marki w kanałach wydarzenia. Ok, może to być newsletter, strona internetowa czy media społecznościowe, co stanowi taki standardowy pakiet. Musimy myśleć o aplikacji w kontekście rozszerzenia posiadanych przez nas możliwości – dodaje Leoniewska. 

Rozszerzenie komunikacji

Z rozmowy dotyczącej aplikacji Meetinga, możemy wysnuć konkluzję, że aplikacja eventowa stanowi dopełnienie działań komunikacyjnych. Segment mobile rozumiany jest tu jako rozszerzenie możliwości marketingowych. To kanał uzupełniający dla źródeł offline i online. Owszem może podnosić wartość eventu w oczach interesariuszy, ale to przede wszystkim dodatkowy kanał wspierający działania organizatora.

Zadbanie o uczestnika

Aplikacja jest przy tym ewidentym punktem styku dla użytkownika miedzy cyfrą, a światem realnym w momencie odbywania się samego eventu. Wpływa na jego doświadczenie w obu tych obszarach i potęguje je. Nie można więc pominąć aspektu UX w rozważaniach dotyczących zalet aplikacji. Może ona pomagać w nawigacji do miejsca wydarzenia, pomaga zapoznać się z programem oraz informacjami dotyczącymi eventu. Wykorzystanie aplikacji można nakierunkować też na wsparcie w networkingu poprzez stworzenie czatu, matchów czy informacji o uczestnikach, które chcą o sobie pokazać, aby ułatwić przełamywanie barier.

Zbieranie danych iteracyjnych

Aplikacja to nie tylko przestrzeń pozwalająca na promocję partnerów oraz zaopiekowanie uczestników. To także idealne miejsce do pozyskiwania informacji, które nadają odpowiedni kontekst przyszłym działaniom. W aplikacji można bowiem opracować specjalne sekcje z ankietami, które mogą badać oceny prelegentów i ich wystąpień, oceny miejsca, oceny jedzenia i innych ważnych z punktu widzenia organizacji punktów. Pozyskane w ten sposób dane są wierzytelne, gdyż podchodzą od bezpośrednich uczestników eventu oraz mogą wspomóc planowanie następnych wydarzeń poprzez eliminowanie najczęściej powtarzających się mankamentów i rozwój podkreślanych zalet.

A poniżej znajdziesz podcast, w którym CRO firmy Escola opowiada o developmencie aplikacji konferencyjnej Meetinga oraz dlaczego warto pozyskiwać dane i robić pivoty aplikacji.