Konferencje
Mobile Trends
warsztaty z klientem

Po co organizuje się warsztaty z klientem – O czym należy pamiętać przed wdrożeniem aplikacji

Wiele osób to przeciwnicy warsztatów. Niepotrzebna strata czasu, dużo gadania, zero konkretów. To niestety dość częste opinie w kuluarach. Słowo workshop często prowadzi do objawów pokroju PTSD. Pogadajcie i rozwiążcie nasze problemy, mogą myśleć inni. O skuteczności warsztatów decyduje zaangażowanie uczestników, dobra metoda oraz oczywiście odpowiednia osoba, która umiejętnie dojdzie do sedna. Co na ten temat powie jedna z takich moderatorek?

Związane z tematem: Jak podnieść ruch w sklepie stacjonarnym dzięki wizytówce Google?

Warsztaty to spotkania z klientem, które ma na celu wypracowanie konkretnych strategii postępowania. Mogą to być warsztaty PR, marketingowe, UXUI czy wszelkiego rodzaju dziedzin z zakresu komunikacji, kreatywności i projektowania. Warsztaty odbywają się między klientem, czyli firmą reprezentowaną przez konkretne osoby oraz agencją lub firmą, która realizuje daną usługę na rzecz biznesu klienta.

Warsztaty mają pomóc w zbadaniu potrzeb biznesowych oraz kierunkować możliwości, jakie mogą być obrane przez firmę w przypadku tworzenia danej strategii czy produktu.

Nie mówi się o tym zbyt wiele, ale wiele osób nie traktuje warsztatów na serio, mając niekorzystne doświadczenia z przeszłości bądź nie posiada wizji ich wykorzystania w praktyce. Skutkuje to później niskim poziomem satysfakcji i refleksją o małej przydatności tego typu spotkań. Pogląd ten pokutuje szczególnie w naszym kraju. Często jest to wynikiem nieodpowiedniego przeprowadzenia metody lub błędnego określenia potrzeb klienta. O tym jak dopasować warsztat do potrzeb klienta pisała Katarzyna Harmata z Project:People, a poniżej poznasz punkt widzenia jednej z marketerek.

Coraz więcej klientów decyduje się jednak na takie warsztaty

Coraz większa ilość osób prowadzących biznes ma świadomość tego jak wiele mogą nie wiedzieć i jak wiele mogą wypracować zgodnie z osobami, które mają inne doświadczenia. Przed procesem wdrożeniowym, warto zwalidować swoje pomysły i być może stworzyć nowe, w momencie gdy zyskamy szerszą perspektywę. Design Thinking Moderatorka, Joanna Bojarojć twierdzi, że warsztaty są bardzo istotne zwłaszcza na początku współpracy. Często klienci mają już gotowe specyfikacje i wydaje im się, że wiedzą już wszystko w danej materii. Jeszcze częściej różne problemy i braki wychodzą w trakcie procesu wdrożeniowego. Niejednokrotnie okaże się, że dobrze przeprowadzone warsztaty lepiej przygotują nas na takie ewentualności. Czasem już kilka godzin spotkania może wykryć problemy, o których nikt na początku nawet by nie pomyślał. W zasadzie już większość naszych klientów korzysta z tej opcji. Udaje nam się zachęcić nawet tych, co sceptycznie do tego tematu podchodzą. Zawsze używamy silnych argumentów dlaczego warto wziąć udział w warsztatach, mówi Joanna Bojarojć, Marketing Manager w Appchance.

Joanna Bojarojć

Marketing manager w Appchance i Center.ai

Od ponad dekady zajmuje się marketingiem i sprzedażą. Ma doświadczenie w różnych branżach jak meblarstwo, elektronika, szkolenia a teraz siedzi w projektach IT. Prywatnie maluje obrazy i biega. Asia jest też Design Thinking Moderatorką.

Jak przekonać klienta do warsztatów?

Gościni Mobile Trends Podcast mówi, że świadomość roli warsztatów w Polsce jeszcze kiełkuje, ale dostrzega wyraźne zmiany w tym kierunku. Jednak wciąż trzeba klientowi zargumentować zasadność takiego procederu. Jakich argumentów można użyć?

Należy przygotować sobie:

  1. Cel prowadzonych warsztatów
  2. Przebieg warsztatów
  3. Zasoby potrzebne od klienta
  4. Korzyści płynące z warsztatów
  5. Opinie odnośnie skutków spotkań od innych klientów

Cel warsztatów jest najważniejszy. W końcu klient chce wiedzieć, po co ma organizować swoje zasoby na dodatkowe spotkania. Nie mniej ważne będzie pokazanie klientowi przebiegu warsztatu. Pozwoli mu to poczuć się pewniej zarówno przed jak i w trakcie spotkań. Znając poszczególne kroki i do czego te mają prowadzić, klient będzie bardziej skłonny zaangażować swój czas oraz potrzebnych pracowników, aby wypracować konkretne rozwiązania. Nie można zapominać o komunikowaniu korzyści, których klient mógłby nie uzyskać bez takich warsztatów. Warto też skorzystać z social proof, który jest jednym z najsilniej działających mechanizmów poznawczych. Rekomendacje i opinie od klientów po takich warsztatach, mogą być kluczem do furtki z napisem „Dobrze. Działamy!”

Określ zasoby, które potrzebujesz od klienta

Potrzeby klienta są różne. Od tego będzie zależał dobór metodyki warsztatu oraz poszczególnych obszarów. Przed kooperacją warsztatową, musisz jednak wiedzieć czego dokładnie będziesz potrzebować do prawidłowego działania. Nieraz niezbędna jest obecność osób z konkretnych działów, innym razem mogą być przydatne badania, a jeszcze innym razem klient po godzinie będzie musiał wyjść, bo ma inne spotkanie. Czas też jest zasobem i musisz powiedzieć klientowi ile będziecie go potrzebować do realizacji procesu. Nie wspominając o zaangażowaniu. Klient musi znać przebieg warsztatu, ale też jakiego nakładu z jego strony potrzebujemy. Wymaga to obustronnego zaangażowania. Bez zaangażowania zespołu po stronie klienta, takie warsztaty w ogóle nie mają sensu. Często jest też takie wyobrażenie, że „No dobrze, ty prowadź sobie ten warsztat i rozwiąż nasze problemy, a my tam sobie posłuchamy jednym uchem i gotowe.” Zawsze wyjaśniam, że to tak nie działa. Zawsze podkreślam, że po stronie klienta jest zbudowane interdyscyplinarnego zespołu, który pozwoli nam zbadać te trzy najważniejsze obszary, tłumaczy Marketing Managerka.

Po co są warsztaty?

Zdaniem Joanny warsztaty robi się po to, aby poznać 3 aspekty najważniejsze dla produkcji produktów i usług. Interdyscyplinarność zespołu ma pomóc w ich holistycznym rozumieniu. Chodzi oczywiście o wielką trójkę: biznesu, technologii i klienta docelowego.

Warsztat jest po to, aby zrozumieć potrzeby klienta. W trakcie jego trwania należy zdefiniować kto jest klientem, dla kogo może być produkt, jakie może spełniać potrzeby i w jaki sposób do tego będzie dążyć.

Warsztat jest po to, aby zrozumieć biznes. Wszelkie aspekty biznesowe związane z oczekiwaniami względem produktu pod kątem korzyści jakie ma przynieść jego wdrożenie powinny być rozpatrzone w grupie i zwalidowane z zespołem. Ich omówienie pozwoli też lepiej zrozumieć wykonawcom, jak łączyć potrzeby użytkowników produktu z celami biznesowymi swojego klienta.

Warsztat jest po to, aby sprawdzić nasze możliwości. Zaplecze technologiczne często stanowi barierę w realizacji planów biznesowych. Rolą warsztatu jest dojście do narzędzi i technologii stosowanych u klienta oraz sprawdzenie czy nie wymagają one optymalizacji lub zmiany. Często sam wykonawca może nie mieć odpowiednich środków technologicznych. Wiedza ta przyda mu się do pozyskania odpowiednich partnerów.

Ile czasu mogą trwać takie warsztaty?

Ile można spędzić czasu na takich warsztatach? Nie zdziwi nikogo odpowiedź, że to zależy, prawda? Tak jest, wszystko zależy od potrzeb i możliwości klienta. Często zdarza się także że trudno wyrwać te osoby, które powinny być na tym warsztacie, na kilka godzin przez przez kilka dni. My prowadzimy warsztaty stosując metodyki Design Thinking, ale nigdy nie trzymamy się ściśle tych wszystkich procesów. Nie idziemy krok po kroku DT, bo to naprawdę zajmie więcej czasu niż przeważnie mają klienci. Stworzyliśmy więc autorską metodę, którą też elastycznie modyfikujemy pod klienta. Bierzemy pod uwagę możliwości czasowe, skład zespołu w cyklu warsztatowym oraz świadomość klienta, tłumaczy Joanna Bojarojć.

Okazuje się, że lepiej skupić się na mniejszej partii warsztatów, ale z jak największą intensywnością działania na początku. Klienci, którzy zobaczą wartość takiego spotkania, jeśli będą potrzebować więcej, często sami wyjdą z taką inicjatywą. Wówczas do możliwości i potrzeb rozkłada się takie spotkanie „na raty”. To jest dość indywidualna sprawa. Zależy od przebiegu dyskusji, czyli głównie od doświadczenia i charakteru zespołu. Często podczas takich warsztatów okazuje się, że zespół po stronie klienta nigdy na temat aplikacji nie rozmawiał. Może rozmawiać w jakimś ogólnym kontekście, ale wychodzą potem kwestie, że każdy dział ma inny cel i każdy dział zupełni inaczej widziałby taką aplikację, dodaje marketerka z Center.ai.

Ile osób musi być na warsztatach?

Tutaj również nie ma żadnej reguły. Najważniejsze, aby zespół składał się z osób z tych działów, które mają realny kontakt z klientem oraz osób decyzyjnych w konkretnych obszarach związanych z procesem. W przypadku retail Joanna poleca nawet osoby stojące na kasach, jako jednego z uczestników, gdyż mają codzienny i niczym niezachwiany kontakt z klientem. Takie osoby wiedzą najwięcej o klientach i widzą ich zachowania. Zaleca się obecność osoby ze sprzedaży, marketingu, księgowości, managera, customer service, UX, itp. Zespół może mieć optymalnie między 7 a 10 członków.

Ile trwały najdłuższe warsztaty?

Zwyczajowo warsztaty Joanny z klientami trwają do 3 dni, w porywach do czterech godzin na dzień. Czasami zdarzają się jednak klienci z nowymi pomysłami, którzy nie mają odpowiedniej infrastruktury czy wiedzy. Wtedy warsztaty takie trwają o wiele dłużej. Najdłuższe warsztaty, jakie prowadziliśmy trwały praktycznie tydzień. Odbywały się codziennie przez 6 godzin. Pracowaliśmy tam troszkę więcej rzeczywiście, bo szliśmy tą całą metodą Design Thinking bardziej, dlatego, że to była agencja reklamowa. Zgłosiła się z pomysłem na rozkręcenie własnego e-commerce. Musieliśmy opracować tam cały pomysł, więc trochę nam zeszło, uśmiecha się marketerka z Appchance.

Posłuchaj podcastu z Joanną!

O warsztatach w autorskiej metodyce opartej na Design Thinking posłuchasz poniżej.

Więcej podcastów Mobile Trends:

Udostępnij
Zobacz także