Wojny outlookowe – 'ukryte koszty' biznesu…

Autor: Redakcja 24 września 2014

Współczesny pracownik otrzymuje i wysyła średnio 121 e-maili dziennie. Według najnowszych prognoz, w 2018 r. liczba ta wzrośnie do 140*. Komunikację mailową coraz częściej porównuje się do wirusa rozprzestrzeniającego się w zespole i zabijającego naszą produktywność. W sukurs przychodzą nowoczesne rozwiązania dostępne w chmurze – aplikacje do zarządzania projektami, wykorzystujące ideę social networkingu.
„Postęp nie ma większego wroga niż przyzwyczajenie” (José Martí) – w kontekście naszego przywiązania do wciąż popularnego, lecz nieefektywnego narzędzia pracy, jakim jest poczta e-mail, stwierdzenie to wydaje się nie tracić na aktualności. Pracownicy firm wysyłają i otrzymują łącznie średnio 180,7 bilionów wiadomości mailowych dziennie*…i nie mają czasu na wykonywanie bieżących zadań. Zawartość skrzynki mailowej zamiast wspierać, utrudnia codzienną pracę.

Nie mam czasu – odpisuję na maila…

Komunikacja mailowa od lat króluje na liście tzw. „time killers”. Odpowiadanie na maile stało się dominującym „to do” w naszym harmonogramie, skutecznie odciągając nas od prawdziwej pracy koncepcyjnej. Jak pokazuje raport McKinsey Global Institute, pracownicy poświęcają jedynie 39% swojego czasu na realizację zadań, za które są odpowiedzialni. Niemal połowa dnia upływa im na komunikacji mailowej oraz poszukiwaniu i gromadzeniu informacji, które są im niezbędne do… pracy. Kurczy się czas, który poświęcamy na bieżące zadania, brakuje go na kreatywną współpracę. Nie dziwi więc, że tak często zostajemy po godzinach, a ostatni raz zaglądamy na służbową skrzynkę tuż przed zaśnięciem – zauważa Grzegorz Gwiazdowski, pomysłodawca i współtwórca Klaudra, interaktywnej platformy do zarządzania projektami i organizacji pracy.

Być czy nie być… na CC

Jedną z głównych przyczyn nieefektywności komunikacji mailowej jako narzędzia wewnętrznej współpracy jest brak funkcjonalności sprzyjających wymianie informacji w zespole. Próby włączenia w konwersację mailową większej grupy osób generują chaotyczny strumień odpowiedzi i zapytań, który nie zawsze trafia w potrzeby zainteresowanych osób. Pozornie przydatne w komunikacji opcje: forward, CC, replay to all rzadko kiedy stosowane adekwatnie do rzeczywistych potrzeb i liczby adresatów, często są nadużywane przez pracowników. Efekt? Otrzymujemy za dużo bądź zbyt mało informacji, (i zależnie od sytuacji) tracimy czas na ich analizowanie bądź wysyłamy kolejny e-mail z zapytaniem.

E-mail – ANTYsocial w dobie socialu

W życiu prywatnym rozmawiamy ze znajomymi przez telefon lub korzystamy z narzędzi instant messaging, jakie oferują nam kanały społecznościowe. Przychodzimy do pracy i wpadamy w pułapkę antyspołecznej skrzynki pocztowej. Podstawą komunikacji i współpracy jest możliwość dzielenia się – wiedzą, informacjami, opinią. Tempo życia, również zawodowego, wymaga od nas robienia tego w czasie rzeczywistym – chcemy wiedzieć teraz, potrzebujemy odpowiedzi natychmiast. Skrzynka e-mail nie odpowiada na potrzebę komunikacji w trybie instant. Jest miejscem, do którego dostęp ma jedynie jej właściciel. Kluczowe dane, istotne ustalenia, ważne dokumenty i pliki, zamiast stać się wspólnym dobrem, ułatwiającym pracę w zespole, zalegają na naszej skrzynce w postaci rozsypanych chaotycznie puzzli.

Komunikacja bez outlooka?

Efektywna współpraca w zespole wymaga klarownego podziału obowiązków, sprawnej wymiany informacji i dokumentów, a także możliwości szybkiej konsultacji czy feedbacku do naszych zapytań. E-mail nam tego nie zapewnia. Jak twierdzi Grzegorz Gwiazdowski – Niektóre światowe firmy, dostrzegając w komunikacji mailowej czynnik obniżający efektywność pracowników, decydują się na podjęcie radykalnego kroku – wprowadzenia zakazu wykorzystywania e-maili do komunikacji wewnętrznej. Badania pokazują, że wprowadzenie w to miejsce narzędzi bazujących na idei social networkingu może podnieść produktywność pracowników nawet o 25%!
Aby ostatecznie rozprawić się z e-mailowym „wirusem”, firmy sięgają po alternatywne narzędzia współpracy w zespole – dostępne w chmurze aplikacje do zarządzania zadaniami, oferujące funkcjonalności znane z codziennej komunikacji na kanałach społecznościowych, takie jak chat, strumień aktywności czy możliwość zamieszczania komentarzy. Aplikacje do zarządzania zadaniami stawiają na wygodę użytkowania i przyjazny interfejs. Przychodzę do pracy, loguję się, rzucam okiem na mój pulpit i mogę startować z pracą. Od razu wiem, jakie zadania są mi przypisane, za co odpowiedzialni są moi koledzy i na jakim etapie realizacji przedsięwzięcia znajduje się cały zespół. Mam dostęp do wspólnych plików i dokumentów. Widzę kto jest online i mogę szybko wymienić się istotnymi informacjami albo zaprosić zespół do przedyskutowania moich pomysłów. Aplikacja do zarządzania zadaniami pozwala zaoszczędzić czas tracony na tradycyjną komunikację mailową. Ponadto narzędzie dostępne jest z poziomu urządzenia mobilnego, umożliwiając pracę z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie – podaje współtwórca Klaudra.

Work-life balance zaczyna się od… maili

Jak pokazuje ostatni raport trendów branży HR, pracownicy przeznaczają 41% swojego czasu na sprawy, które nie przynoszą im satysfakcji i nie pomagają im wykonywać swojej pracy***. Jedną z nich jest komunikacja mailowa – źródło codziennej frustracji, która rośnie w nas każdego ranka po wejściu w folder „odebrane”. Współcześni pracownicy, szczególnie młodzi, obeznani z trendami technologicznymi chcą korzystać w pracy z narzędzi, które ułatwiają im życie i pozwalają komunikować się ze współpracownikami tak, jak komunikują się ze znajomymi. Aplikacja do zarządzania projektami nie tylko sprzyja wzrostowi produktywności zespołu, ale zwiększa również jakość i komfort codziennej pracy.
Narzędzie do zarządzania projektami definiuje klarowny podział obowiązków i odpowiedzialności, przyczyniając się tym samym do większego zaangażowania pracownika. Wzmacnia to w nim świadomość, że wykonywane przez niego zadania są istotne z punktu widzenia całego przedsięwzięcia. Od jego efektywnego działania zależy powodzenie projektu, zespół na niego liczy, jego opinia jest ważna. Widoczny postęp współpracy i możliwość bieżącego feedbacku to większa satysfakcja z pracy, którą czerpiemy z realizacji kolejnych zadań i wspólnie wypracowanych sukcesów. Skrzynka mailowa rodzi w nas poczucie przytłoczenia. Komunikacja mailowa stała się źródłem stresu pracowników, przyczyną przeciążenia pracą i konieczności zostawania po godzinach. Nowoczesne narzędzia, takie jak aplikacje do zarządzania projektami pozwalają zaoszczędzić godziny pracy tracone na komunikację mailową czy bezproduktywne spotkania i wykorzystać je na kreatywne myślenie i…prywatne życie. Bilans jest bardzo prosty zaangażowany, pełen energii zespół szybciej odniesie sukces, niż zmęczeni, sfrustrowani pracownicy, skazani na korzystanie z przestarzałych i nieefektywnych narzędzi komunikacji. Możliwości wynikające z działań optymalizujących logistykę pracy otwierają nowe perspektywy w budowaniu work-life balance i zadowolenia z tego co i jak robimy. A to – jak wierzę – dopiero początek zmian na lepsze… – podsumowuje Grzegorz Gwiazdowski.

*E-mail Statistic Report, 2014-2018
**McKinsey Global Institute, The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, 2012
***Trendy HR 2014, czyli jak przyciągnąć i utrzymać pracowników w XXI wieku